Beoordeling Open Call

De commissie beoordeelt het projectplan op de volgende beoordelingscriteria:

1. projectplan

• Het plan is realistisch en het inhoudelijk concept is duidelijk en betekenisvol 
• Het project zorgt voor inspiratie, kijkplezier of interactie bij bewoners en bezoekers
• Het project is zichtbaar in de stad voor bewoners en bezoekers
• Het project is nieuw in Amersfoort en heeft een toegevoegde waarde voor Amersfoort: het is een aanvulling op het huidige aanbod

2. Uitvoerbaarheid

• Het project is realiseerbaar in Amersfoort in 2025 en binnen het gestelde budget van € 40.000,-
• De deelnemende kunstenaars kunnen betaald worden volgens de landelijke richtlijnen kunstenaarshonoraria

3. Cv(‘s) organisator(en) en kunstenaars met beeldmateriaal

• De organisatoren hebben ervaring met soortgelijke projecten of er is vertrouwen op basis van de C.V.
• De organisator en/of de kunstenaars hebben een onderzoekende en/of vernieuwende houding 

De commissie geeft op basis van de criteria 1 tot 10 punten (zie betekenis rapportcijfers) aan projectplan, uitvoerbaarheid en cv’s. De 3 inzenders van de projectplannen met de hoogste score (maximaal 30 punten) worden uitgenodigd voor beoordelingsronde 2. De overige inzenders krijgen per e-mail een gemotiveerde afwijzing. Na afwijzing is bezwaar mogelijk via de bezwaarclausule. 

Deze ronde is alleen voor de drie geselecteerde projecten met de hoogste score uit ronde 1.

We vragen de inzenders van de geselecteerde projecten om hun projectplan verder uit te werken en toe te lichten tijdens een pitch. Hiervoor ontvangen zij een opdracht en een financiële vergoeding van € 800,- ex btw per projectplan. Het uitgewerkte projectplan wordt voorafgaand aan de beoordelingsronde ingediend. In het projectplan worden o.a. de vragen uit ronde 1 van de commissie verder uitgewerkt.

De geselecteerde inzenders leveren van te voren het volgende materiaal per e-mail:

• uitgewerkt projectplan  (uitwerking van conceptplan ronde 1)
• begroting: uitgewerkt kostenoverzicht van alle uitgaven
• Planning: data/periodes van voorbereiding en uitvoeringsperiode
• Locatie (s) in Amersfoort voor het project 
• PR-plan + openingsmoment: hoe wordt het publiek bereikt. Citymarketing Amersfoort -(link is extern) kan, mits passend binnen hun format, kosteloos helpen met de promotie. Overige promotie moet zelf verzorgd worden. Indien de commissie het PR-Plan te minimaal vindt, kan de commissie adviseren om 10% van het budget in te houden en een externe de opdracht geven om de PR uit te voeren.

Tijdens de beoordelingsronde geven de inzenders een pitch van circa 10 minuten. Deze bevat een toelichting op de kwaliteit van de uitvoering door in te gaan op de uitvoerbaarheid in Amersfoort in 2025 op de gewenste locatie, artistieke kwaliteit en toegevoegde waarde voor Amersfoort. Na de pitch krijgt de beoordelingscommissie de gelegenheid om vragen te stellen om te komen tot een juiste afweging van de criteria.

Het uitgewerkte projectplan en de toelichting in de pitch worden beoordeeld op de volgende punten:

1. uitwerking projectplan

Het conceptplan uit ronde 1 is in voldoende mate uitgewerkt:

• Artistieke kwaliteit van het concept is inzichtelijk gemaakt (de mate waarin zeggingskracht, oorspronkelijkheid en visie komen naar voren)

2. Uitvoerbaarheid van het project

• Realistische planning 
• Realistische en gedefinieerde locatie(s)

3. Begroting 

Inclusief offertes voor productieplannen en uren van samenwerkingspartners

• Realistisch
• Evenwichtig: de verhouding overheadskosten en kunstenaarshonorarium is in balans

4. PR-plan

• Realistisch
• Gericht op de inwoners van de stad en regio
• De mate van zichtbaarheid en impact in en voor Amersfoort

De beoordelingscommissie geeft op basis van de criteria 1 tot 10 punten aan uitgewerkt projectplan, uitvoerbaarheid, begroting en pr-plan (maximaal 40 punten). Deze punten worden opgeteld bij de toegekende punten uit de eerste ronde. De beoordelingscommissie maakt een rangorde tussen alle projecten op basis van de scores. De beoordelingscommissie adviseert de gemeente de opdracht toe te kennen aan het project met de hoogste score.

De opdracht wordt uitgevoerd voor de door de winnaars aangeboden vaste prijs (maximaal € 40.000,- exclusief btw). Factureren gebeurt volgens een nader overeen te komen betalingsschema.

De beoordelingscommissie adviseert de gemeente over de partijen aan wie de opdracht verstrekt zou moeten worden. De beoordelingscommissie, die ook het eindresultaat beoordeelt, bestaat uit:

1. afgevaardigde van de BACK (Brede Advies Commissie Cultureel Klimaat)
2. 2 extern deskundigen beeldende kunst
3. afgevaardigde van Amersfoort in C
4. een ambtenaar cultuur

Op deze opdracht is van toepassing:

• De algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Amersfoort
• Raadpleeg hier de documenten: Algemene inkoopvoorwaarden

• De prijzen staan vast en worden niet geïndexeerd.
• De prijzen zijn exclusief btw en inclusief alle overige kosten waaronder reistijd, reis- en verblijfkosten en administratiekosten. Btw kan alleen berekend worden als de indiener ook btw-plichtig is.
• Meerwerk is slechts toegestaan en mag alleen in rekening worden gebracht, indien de Gemeente Amersfoort voor dat meerwerk een aparte schriftelijke opdracht is verstrekt. Uitvoering van meerwerk zonder voorafgaand akkoord komt voor uw rekening en risico.

Alle inschrijvers ontvangen de motivering omtrent hun offerte. Voor de nummer 1 houdt deze motivering in dat hij/zij de opdracht voorlopig gegund krijgt. Deze mededeling houdt géén aanvaarding in zoals bedoeld in art. 6:217 lid 1 BW. De ondertekende opdrachtbrief is de definitieve gunning van de opdracht.

Als de inschrijver het niet eens is met de motivering, kan binnen een termijn van 20 kalenderdagen na verzending van de motivering (de zogenoemde standstill-termijn) bezwaar worden aangetekend via een kort geding bij de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht.

De gemeente is bereid de motivering mondeling toe te lichten.