Digitaal samenwerken met gemeente Amersfoort of de wijkteams
Medewerkers van Gemeente Amersfoort of de wijkteams werken regelmatig samen met externe partijen. Het uitwisselen van documenten met deze partijen gebeurt op een veilige manier. Het kan dan gaan over algemene documenten of documenten die persoonsgevoelige gegevens bevatten.
Gemeente Amersfoort en de wijkteams gebruiken verschillende manieren om veilig documenten te delen.
Bestanden e-mailen via Filecap
Met Filecap worden per e-mail versleutelde bestanden verzonden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link naar het document dat wordt gedeeld. Om het document te kunnen downloaden, is een wachtwoord nodig. Dat wordt telefonisch doorgegeven. Deze manier van werken gebruiken gemeente Amersfoort en de wijkteams om af en toe (privacygevoelige) informatie te delen. Of om grote bestanden te verzenden.
Uitwisselsite om documenten te delen
Is het nodig om regelmatig documenten (met privacygevoelige informatie) te delen met externe partijen? Dan gebruiken Gemeente Amersfoort en de wijkteams een uitwisselsite. De documenten kunnen worden geüpload naar een afgeschermde webpagina. Daar kan iedereen die vooraf toegang heeft gekregen tot die omgeving ze lezen. Na een week worden de bestanden automatisch verwijderd.
Samenwerkingssite om samen te werken
Een samenwerkingssite is een beveiligde digitale omgeving. Medewerkers van Gemeente Amersfoort of de wijkteams kunnen daar samenwerken met medewerkers van (1 of meerdere) externe partijen. In deze omgeving is het mogelijk om documenten te delen, maar ook een agenda en een taakoverzicht. Bestanden blijven staan. Iedereen die is geautoriseerd, kan aan de documenten werken.
Belangrijk in de samenwerking
Wil je digitaal samenwerken met Gemeente Amersfoort en de wijkteams? Houd dan met aan aantal zaken rekening.
Vooraf formulier invullen
Digitaal samenwerken op een uitwissel- of samenwerkingssite met Gemeente Amersfoort of de wijkteams gebeurt op uitnodiging. Iedereen die toegang wil tot een uitwissel- of samenwerkingssite moet een formulier invullen.
Het ingevulde formulier bewaren we zorgvuldig. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de digitale samenwerking op een uitwissel- of samenwerkingssite.
Verwerkersovereenkomst
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacywetgeving) schrijft voor dat organisaties zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Als de gemeente samenwerkt met andere organisaties, dan geldt deze wettelijke plicht voor beide partijen. De gemeente sluit daarvoor een contract met organisaties waarmee zij samenwerkt. Dit om deze zorgvuldige werkwijze vast te leggen.
