Richtlijnen voor verantwoording subsidie

Als je subsidie ontvangt van Gemeente Amersfoort, moet je na afloop van de activiteiten een verantwoording indienen. Die bestaat uit een inhoudelijk en financieel deel.

Verantwoording

De verantwoording kan alleen bestaan uit de verantwoording over de activiteit. Een beschrijving en voorbeeld vind je hieronder.

Rechtspersonen of instellingen kunnen de verantwoording daarnaast opnemen in het jaarverslag en de jaarrekening, voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant. Ook daarvan vind je een beschrijving en voorbeeld.

Richtlijn verantwoording subsidie

In het inhoudelijk verslag beschrijf je kort de realisatie van de activiteiten, gerelateerd aan de afspraken die we bij de subsidietoekenning hebben gemaakt.

Inhoudelijk verslag

Je hebt een subsidieaanvraag ingediend voor de realisatie van 5 voorstellingen voor een bepaalde doelgroep. Deze subsidieaanvraag is gehonoreerd. In het inhoudelijk verslag beschrijf je hoeveel voorstellingen daadwerkelijk zijn gerealiseerd en hoe ze zijn bezocht door de doelgroep die je voor ogen had.

Financieel verslag

In het financiële verslag geef je een overzicht van de uitgaven en inkomsten voor de realisatie van de activiteiten. Neem de subsidie die door de gemeente is toegekend duidelijk op als aparte post.

Voorbeeld

Je hebt € 1.000,- ontvangen van de gemeente om de 5 voorstellingen te realiseren. Naast dit bedrag heb je inkomsten van de kaartverkoop en de catering. Daartegenover heb je uitgaven gedaan voor bijvoorbeeld zaalhuur, kostuums, licht en inhuur van catering. Het financieel verslag ziet er dan als volgt uit:

Uitgaven   Inkomsten  
Zaalhuur € 2.500 Subsidie gemeente € 1.000
Kostuums € 820 Kaartverkoop € 2.010
Huur licht, geluid etc. € 250 Catering € 2.480
Catering € 1.000

Eigen bijdrage
organisatie

€ 280
Promotiemateriaal € 1.200    
Totaal uitgaven € 5.770 Totaal inkomsten € 5.770

Als de subsidie kleiner of gelijk is aan € 125.000* en er geen controleverklaring van de accountant is toegevoegd, dan controleert de gemeente zelf de verantwoording. Dit gebeurt steekproefsgewijs. We vragen je de onderliggende stukken, zoals bonnetjes en facturen, voor deze mogelijke controle te bewaren.

Verantwoording opsturen

De verantwoording stuur je naar subsidies@amersfoort.nl. Die bestaat uit:

  • een begeleidend schrijven, ondertekend door de juiste persoon 
  • inhoudelijke verantwoording
  • financiële verantwoording

Wanneer je een subsidie groter dan € 125.000* hebt ontvangen, moet je de verantwoording eerst laten controleren door een accountant. Dat moet gedaan worden volgens het Controleprotocol van Gemeente Amersfoort.

Vervolgens stuur je de verantwoording naar subsidies@amersfoort.nl. Die bestaat dan dus uit:

  • een begeleidend schrijven, ondertekend door juiste persoon 
  • inhoudelijke verantwoording 
  • financiële verantwoording 
  • goedkeurende controleverklaring van de accountant

Richtlijn verantwoording subsidie in jaarverslag en jaarrekening

Rechtspersonen of instellingen die subsidie ontvangen van Gemeente Amersfoort, kunnen de verantwoording opnemen in het jaarverslag en de jaarrekening van de instelling.

Het jaarverslag en de jaarrekening moeten zijn opgesteld volgens de eisen in het Burgerlijk Wetboek. Daarnaast moeten de jaarrekening en het jaarverslag zijn voorzien van een goedkeurende controleverklaring van je accountant.

Bij verantwoording van de subsidie in het jaarverslag en de jaarrekening, gaat het vaak om een structurele subsidie. De structurele subsidie is meestal een bijdrage in de exploitatiekosten.

Meerdere subsidies in 1 verantwoording

Naast verantwoording over de structurele subsidie in het jaarverslag en de jaarrekening, kun je ook eventuele incidentele subsidies die je hebt ontvangen daarin opnemen. De verantwoording over de incidentele subsidie(s) vormt dan een onderdeel van het jaarverslag en de jaarrekening. Deze moet wel duidelijk zichtbaar zijn in het jaarverslag en de jaarrekening. Je kunt dit als volgt vormgeven:

  • als inhoudelijk verslag voor de incidentele subsidie volstaat (een bijlage in) het jaarverslag van de organisatie. Het inhoudelijke verslag of het jaarverslag bevat een beknopte beschrijving van de gesubsidieerde activiteiten en dat deze al dan niet hebben plaatsgevonden volgens de opgelegde subsidieverplichtingen.
  • als financieel verslag volstaat voor de incidentele subsidie (een bijlage in) de jaarrekening van de organisatie. In het financieel verslag of de jaarrekening is een overzicht opgenomen van de gesubsidieerde activiteiten en de uitgaven en inkomsten die hieraan verbonden zijn. De subsidie moet als afzonderlijke post zichtbaar zijn in het financieel verslag.

Wanneer bij de verantwoording van de subsidie gebruik wordt gemaakt van het jaarverslag en de jaarrekening, dan moet in het jaarverslag ook worden gerapporteerd over de mogelijke risico’s en de bedrijfsvoering.

De subsidie die wordt verantwoord in de jaarrekening van de organisatie, moet zijn voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant van de jaarrekening of het gesubsidieerde bedrag.

De controle moet worden uitgevoerd volgens het Controleprotocol van Gemeente Amersfoort.

Controle van de verantwoording

Wanneer we je verantwoording over de subsidie hebben ontvangen, wordt deze beoordeeld.

Bij de inhoudelijke controle beoordelen we of de prestaties en resultaten zijn behaald, zoals die zijn afgesproken en vastgelegd bij de subsidietoekenning.

Bij de financiële controle beoordelen we de financiële gegevens. Voor de juistheid van de financiële verantwoording over de subsidie steunen we voor een groot deel op de controleverklaring van de accountant.

Type subsidie Inhoudelijke controle Financiële controle

Subsidie t/m
€ 125.000* die apart wordt verantwoord **.

Zijn de prestaties en resultaten behaald conform afgesproken? Is de uitbetaalde subsidie verantwoord? Eventueel steekproefcontrole: alle financiële stukken opvragen en controleren.
Subsidie vanaf 
€ 125.000* die apart wordt verantwoord **.
Zijn de prestaties en resultaten behaald conform afgesproken? Is de uitbetaalde subsidie verantwoord? Is de verantwoording voorzien van een goedkeurende controleverklaring accountant?
Subsidie die wordt verantwoord in jaarrekening instelling. Zijn de prestaties en resultaten behaald conform afgesproken? Is de uitbetaalde subsidie verantwoord? Is de verantwoording voorzien van een goedkeurende controleverklaring accountant?

Wanneer jouw vast te stellen subsidie ouder is en is verleend onder de Algemene Subsidieverordening 2013 of 2015, geldt een grens kleiner of gelijk aan € 50.000. 
** Dat wil zeggen niet in jaarrekening van de instelling.

Meer informatie

Bij vragen kun je contact opnemen met jouw contactpersoon. Die staat vermeld op de subsidiebeschikking.