Tips en voorbeelden voor participatie

Wat zijn de belangen en wie zijn de belanghebbenden bij mijn project/initiatief? De belangrijkste vraag hierbij is: wat verandert er door mijn idee of plan en op wie of wat is dat van invloed? Wie gaat daar iets van merken?

Voorbeelden

• Door het bouwen van een schuur achter een woning verandert van een aantal buren het uitzicht en voor de directe buren de zoninval in de tuin.
• Door het starten van een hondentrimsalon aan huis, komen er per dag ongeveer 20 extra auto’s door de straat en staan er overdag steeds maximaal 2 auto’s op de eigen oprit. Wie merken daar iets van of hebben daar last van?
• Door het bouwen van een nieuw appartementencomplex op een leegstaand terrein, kruisen de nieuwe bewoners een druk fietspad bij het in- en uitrijden vanaf de nieuwe parkeerplaats of parkeergarage (veiligheid), verdwijnt er groen (uitzicht en gezondheid) en valt er schaduw in de directe omgeving van het nieuwe gebouw (minder zon in omliggende tuinen). Wie zijn die fietsers? Wie kijken er uit op het nieuwe complex? Wat vinden zij van de plannen? Zijn er ideeën om de nadelen minder erg te maken? Zijn er zelfs voordelen te realiseren?

Zet de verschillende belangen (geluid, zon, aanzicht, drukte/verkeersveiligheid, ….) op een rij en kijk je wie daarmee te maken hebben. Dat zijn de mensen die je in ieder geval wilt spreken.

Bij grotere plannen komen ook andere belanghebbenden in beeld. Denk aan wijk- en buurtverenigingen, belangenorganisaties, scholen en bedrijven in de buurt. Kijk ook naar kansen. Wat speelt er in deze buurt en kun je daar met jouw plan iets aan bijdragen? Je kunt altijd contact opnemen met de gemeente om je te helpen deze partijen in beeld te brengen. Dat kan bijvoorbeeld door te bellen met de gebiedsadviseur of gebiedsmanager voor jouw gebied.

Bij een klein plan kun je jouw buren het beste gewoon persoonlijk benaderen. Bel aan of stuur een appje, vertel in het kort wat je van plan bent en vraag wanneer het uitkomt om het daar een keer over te hebben. Geef aan dat je het graag met hen bespreekt voordat je een vergunning aanvraagt.

Bij een groter plan met meer belanghebbenden dan de directe buren, kun je een bijeenkomst organiseren. Als het kan, kun je dat het beste op de locatie zelf doen. In een brief vertel je iets over jouw idee of plan en nodig je belanghebbenden uit voor de bijeenkomst.

• Voorbeeldbrief uitnodiging

Het doel van een gesprek met belanghebbenden is dat je erachter komt hoe anderen tegen jouw plan aankijken. En als zij zorgen of bezwaren hebben te bespreken of en hoe je daar nog iets aan kunt doen.

Tips

• Bekijk jouw idee of plan (letterlijk) vanuit het standpunt van de buren.
• Vraag door naar de achtergrond van een zorg of wens: waarom vinden de buren de bomen/het groen zo belangrijk? Waarom vinden zij de hoogte zo belangrijk? Wat maakt dat zij zich zorgen maken over geluidsoverlast?
• Geef jouw buren ruimte er nog een andere keer over door te praten.
• Geef aan wat je met de opmerkingen doet of wanneer je laat weten wat je met de opmerkingen doet.
• Geef aan welke stappen je verder zet en wanneer je de vergunning aan gaat vragen.
• Zorg er in grotere bijeenkomsten voor dat iedereen ergens met zijn vragen en opmerkingen terecht kan en de ruimte voelt om te spreken. Dus liever uiteen in kleinere groepjes dan alles alleen maar met een grote groep mensen tegelijk bespreken.
• Op internet vind je verschillende werkvormen voor bijeenkomsten, bijvoorbeeld op werkvormen.info en op de website van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Na afloop van de bijeenkomst of van meerdere gesprekken, is het belangrijk dat je aan de deelnemers laat weten wat je hebt gehoord en wat je daarmee doet.

Bij kleine plannen kun je dat natuurlijk gewoon vertellen. Je loopt nog eens langs bij de buren en vertelt wat je van plan bent aan te passen of waarom je denkt dat het niet lukt om iets aan te passen.

Bij grotere plannen schrijf je op wat je hebt gehoord en hoe je daarmee omgaat. Geef ook aan hoe het nu verder gaat. Komt er nog een bijeenkomst? Ga je nu een omgevingsvergunning aanvragen?

Als je een vergunning hebt aangevraagd en gekregen, ga je jouw plan uitvoeren. Dat kan voor overlast zorgen in de buurt. Zorg dat jouw buren weten wat zij kunnen verwachten.

Tip

Maak een WhatsApp-verzendlijst om jouw buren op de hoogte te houden. Zo kun je hen allemaal tegelijk een berichtje sturen en kunnen zij individueel naar jou reageren.

• Voorbeeldbrief uitnodiging
• Voorbeeldbrief terugkoppeling